Tijd besparen met Microsoft 365-oplossingen
Efficiënt en effectief werken klonk Metain goed in de oren! Niet alleen in de verkoop van de bevestigingsmaterialen, waar het bedrijf om bekend staat, maar ook voor werkzaamheden van administratieve aard, zoals verlofaanvragen en het verwerken van verkoopdata. Met behulp van Microsoft 365 lukte het Metain om tijd te besparen én om de werkdruk te verlagen. Daar helpen wij hen uiteraard graag bij!
Over Metain
Metain uit Nieuw-Vennep heeft een groot assortiment aan bevestigingsmaterialen voor klussen, bouwwerkzaamheden en onderhoud. Na een doorstart van het merk Unifix, voorziet Metain sinds 1995 vooral bedrijven van ankers, schroeven, lijmen en nog veel meer! Bij Metain staat persoonlijke aandacht en advies op maat hoog in het vaandel, dit doen zij al zo’n 30 (!) jaar door het hele land.
De verkoop van materialen, de vele kilometers op de weg en een stukje HR zorgen voor de medewerkers op kantoor ook veel administratief werk. Deze terugkerende werkzaamheden werden nog handmatig op papier uitgevoerd. We spraken Henk Vogt, eigenaar van Metain, over het proces waarin deze werkprocessen gedigitaliseerd werden met behulp van Microsoft Power Apps en zo veel tijd bespaarde.
De oude situatie
Henk: “Vóór de inzet van Microsoft Power Apps leverden medewerkers briefjes in met de gereden kilometers of een verlofaanvraag. Dit werd overgetypt op de computer, wat veel tijd kost en waar fouten kunnen ontstaan. Tot slot was er geen duidelijk overzicht van de ingestuurde gegevens. Dit moest toch makkelijker kunnen?”
“De verkoopdata is weer een ander verhaal. Dit staat allemaal in het CRM van Exact Online, maar is niet erg overzichtelijk. Per medewerker werden dag-, week- en maandoverzichten gemaakt die handmatig werden ingevoerd. En, daarbij kwam ook nog eens dat het voorafgaand aan een gesprek met verkopers veel werk was om data op bijvoorbeeld het productniveau te achterhalen. Dat gaat nu met PowerBI een stuk sneller!”
Digitalisering van werkzaamheden
Voor het verwerken van de kilometers en het verlof is de app ‘Metain regelen’ ontwikkeld. Door middel van de knoppen ‘kilometerregistratie’ of ‘verlof aanvragen’ hebben alle 12 medewerkers via hun tablet of computer toegang om hun zaken zelf efficiënt te regelen.
Henk: “Op kantoor krijgt onze Miranda dan een berichtje binnen van bijvoorbeeld een verlofaanvraag. Zij verwerkt en beoordeelt deze aanvraag. Met Power Automate wordt er automatisch een update e-mail naar de medewerker verstuurd. Deze update verschijnt ook in de app van de medewerker. Handig!”
Alle verkoopdata is al opgeslagen in de software van Exact Online, maar die informatie staat verspreid door het systeem.
Henk: “Exact is nu gekoppeld aan PowerBI. Verdel heeft voor ons een dashboard aangemaakt, zodat alle data die we nodig hebben in één oogopslag zichtbaar is. Als daar iets toegevoegd moet worden, of juist verwijderd, is dat zo geregeld. Dit dashboard is altijd actueel toegankelijk en kan gemakkelijk vergeleken worden met bijvoorbeeld voorgaande jaren.”
Het werkplezier bij Verdel werkt aanstekelijk, daar worden wij ook enthousiast van!Henk Vogt
Mooie resultaten én fijne samenwerking
De samenwerking leidde uiteindelijke tot een lagere werkdruk en significante tijdsbesparing in de werkzaamheden op kantoor voor Metain.
Henk: "Het is uiteraard een ontdekkingsreis voor beide. Van werken met papieren tot werken in een nieuw systeem. Het is fijn dat je niet meer afhankelijk bent van bepaalde handelingen, maar dat de apps de informatie voor jou opslaan en bewaren."
Ook over de samenwerking met Verdel is Henk tevreden.
Henk: “Al sinds Verdel bestaat zijn wij aan boord. De communicatie verloopt soepel en het enthousiasme van de medewerkers is aanstekelijk!”
Dat is gelukkig geheel wederzijds, want naast de digitalisering van deze werkzaamheden, helpen wij Metain met een nieuwe website inclusief geïntegreerde webshop. Zo kunnen (nieuwe) klanten hun bestelling online plaatsen en verlaagt dat indirect ook de werkdruk bij de accountmanagers van Metain.
Meer weten?
Marcel weet van de hoed en de rand als het gaat om Microsoft 365! Heb jij een vraag voor Marcel? Stuur hem een mail voor meer informatie!
Mail Marcel 071 - 331 0184